Notion

Was ist Notion?
Die Frage ist gar nicht so einfach zu beantworten. Notion ist nämlich mehr als ein reines Notizen- oder Aufgaben-Tool. Das wäre dann auch eindeutig eine Untertreibung.
Es bezeichnet sich ja auch selbst als All-in-One Workspace.

Notion ist ein SaaS-Tool,
das mehrere Produktivitätstools und Funktionen in sich vereint.

Es gibt mittlerweile eine komplexe Flut im Netz aus Tools, Anwendungen und digitalen Diensten, die uns alle produktiver machen sollen. Jeder braucht plötzlich eine Aufgabenliste ( ToDoist, Things ), einen Dateimanager ( box, Dropbox, Google Drive ) und ein Notizwerkzeug ( Evernote, Nimbus Note, Dropbox Paper, Bear oder OneNote ). Vielleicht nutzt Du auch noch ein Projektplanungstool ( Trello, Asana, Meistertask u. andere ) oder ein Tool für Deine Teamkommunikation ( Slack u.a ).
Notion ist quasi ein Mix aus den vorgenannten.

Von der Funktionalität ist es Evernote & Co sogar weit überlegen ( vom Design eher nicht ).
Notion funktioniert wie eine Art Baukastensystem, das man als Produktivitäts- und Organisationstool für viele unterschiedliche Aufgaben nutzen kann.

Notion gibt es bereits seit 2018. Gegründet in den USA, hat sich Notion schnell zu einem Favoriten unter vielen verschiedenen Kategorien entwickelt.
Große Unternehmen wie Adobe, Capgemini, IBM, Pixar, NIKE, Samsung, loom, verizon, Figma, duolingo und McDonald's nutzen es täglich, um ihre wichtigen Aufgaben und Projekte im Auge zu behalten.

Du kannst Dir mit Notion ganz individuelle Workspaces mit unterschiedliche Funktionen und Integrationen einrichten. Angefangen von einfachen Notizen über Aufgaben, To-Do-Listen, Wikis, Datenbanken und Tabellen, eignet sich Notion besonders für die Bereiche Produktplanung, Engineering, HR, Design, Sales und Marketing. Das Tool soll nicht nur als Notizprogramm, sondern eher als Werkzeug zur Organisation dienen. Und das kann es gut.

Content Blocks
Notion arbeitet mit sogenannten "Blocks". Jeder Block beinhaltet verschiedenste Arten von Content. Beispiele für einfache Blöcke sind Texte, Absätze, Überschriften, Bilder, To-Do-Listen, Toggles und sogar Formeln.
Komplexere Blöcke können Tabellenkalkulationen, Listen, Datenbanken oder auch Kanban-Boards, Timelines und Kalender sein. Auch Medien wie Video, Audio, Google Map können direkt in einem Block eingebettet werden.
Web Bookmarks ( Internet-Adressen ) lassen sich in verschiedener Weise in einem Block darstellen. Ein Block kann auch externe Dokumente wie eine PDF, Google Docs und viele weitere Integrationen ( u.a., Figma, twitter, GitHub, Abstract, Invision, Framer, Miro, Loom, Typeform, ... ) enthalten.

Mit einer "Page" ( Seite ) kannst Du all diese Blöcke leicht zu einem zusammenhängenden Dokument zusammenfassen.
Die Seiten lassen sich dann untereinander verlinken.

Datenbanken und Tabellen können untereinander verknüpft werden - unabhängig davon, auf welcher Seite sich diese befindet. Änderungen an den Datenbankeinträgen werden dann automatisch auf allen Seiten ( Pages ) synchronisiert.

Du kannst mit Notion für jede Seite eigene wiederverwendbare Vorlagen erstellen, die dann mit einem Maus-Klick in die Seite eingefügt wird.
Wenn Du die Struktur einmal verstanden hast, sind den daraus resultierenden Werkzeugen und Arbeitsabläufen, die Du erstellen kannst, keine Grenzen gesetzt.

Quick-Tipp:
Es lassen sich einzelne Seiten in Notion öffentlich machen
- als individuelle Webseite oder Kontaktseite.
Bsp.: Getting Start - Tutorial of Tyle: notion.so/Getting-Start-Tutorial-of-Tyle...

Bei den umfangreichen Funktionen - insbesondere bei den Datenbank-Funktionen - ist wohl auch eine längere Einarbeitungszeit erforderlich. Wer sich aber die notwendige Zeit nimmt, den erwartet ein sehr mächtiges und vielseitig einsetzbares Tool.

Prinzipiell für alle.
Notion ist sowohl für Einzelkämpfer ( Selbständige, Freiberufler ), für kleine Teams und Arbeitsgruppen als auch für größere Teams geeignet.
Notion eignet sich aber auch für den Bildungsbereich ( Lehrer, Schüler u. Studenten ) genau so wie für den privaten Bereich.

Nicht geeignet für
- Dokumentenspeicher ( da eignet sich EVERNOTE besser ).
- reines Kanban-Board ( da sind Meistertask, Zenkit oder auch Todoist besser geeignet ).

Preis: komplett kostenlos nutzbar für ein User.
Nur der Datei-Upload ist auf 5 MB begrenzt
und es können max. 5 "Gäste" eingeladen werden.

Wer mit größeren Dateien arbeitet kann die PRO-Version für $5/Monat
oder $48 pro Jahr nutzen.
Dafür kannst du dann mit beliebig vielen Gästen arbeiten,
kein Upload-Limit und du hast eine Version Historie von 30 Tagen.
Ab der PRO Version können veröffentlichte Seiten ( Pages )
von Suchmaschinen indexiert werden.

Willst du im Team arbeiten, kannst du auf die TEAM-Version upgraden.
Die kostet dann $8 pro User und Monat.

Mit der Desktop-App für MAC und Windows,
den Apps für iOS und Android
oder mit der WebApp ( im Browser )
kannst du von überall auf deine Projekte und Dokumente zugreifen.

Deine Daten werden Serverseitig im Ruhezustand
und bei der Übertragung verschlüsselt.
Nach eigenen Angaben werden die Voraussetzungen zu GDPR eingehalten.
Anm.:
Ich würde das Tool als nicht DSGVO-konform bezeichnen.

Siehe dazu die Costumer Storys: www.notion.so/customers
u.a.: Adobe, Blinkist, Buffer, crowdcast, Figma, loom, McDonalds, MetaLab, mixpanel, MOODY´s, Pitch, PIXAR, Pleo, reddit, The Wall Street Journal, tinder, Typeform, verizon, ...

Da Notion ein echtes Multitalent ist, wird es schwer ein vergleichbares Tool zu finden, das einen ähnlichen Funktionsumfang bietet.
Am ehesten kommen sog. Notiz-Programme wie Evernote oder MS OneNote an vergleichbare Funktionen.

Hier zunächst eine deutsche Alternative:

Zenkit | www.Zenkit.com Zenkit ist eine deutsche Software-Suite, die mehrere Tools unter einem Dach vereint: Zenkit Base, Zenkit ToDo, ZenChat und Hypernotes. Für Projektmanagement, To-Do-Listen und Notizen.

DSGVO-konforme Alternativen aus UK:

CRAFT | www.craft.do by Luki Labs Ltd., London, UK
Craft ist eine Mischung aus Google Docs und Notion. Dieser aufsteigende Stern am Produktivitätshimmel ist für iOS- und Mac-Anwender verfügbar - und kommt mit Backlinks, Card Builder & mehr daher.
Craft ist ein Werkzeug, um Dokumente und Notizen zu erstellen und zu teilen. Alles, was ihr in Craft erschafft, kann mit einem Tippen geteilt werden. Craft unterstützt Inline-Markdown, Backlinks, Codeausschnitte, Bilder, Videos, das Anhängen von PDF-Dateien und Rich-Link-Vorschauen.
Craft ist ein noch relativ junges Software-Tool. Start war im November 2020. Seitdem gibt es alle paar Monate neue Funktionen und Releases.
Wer auf die geniale Tabellen-Funktion von Notion nicht angewiesen ist oder diese eben nicht nutzt, der hat mit CRAFT eine wirklich sehr gute Alternative. Dazu sieht CRAFT um einiges moderner und schöner aus und kommt dazu noch aus Europa ( UK ). Neben Notion mein persönlicher Favorit den ich uneingeschränkt empfehlen kann.

Supernotes | supernotes.app by Supernotes, London, UK
Supernotes ist dein neues Zuhause für Ideen, Aufzeichnungen, Aufgaben und Listen. Genieße effiziente Notizen, ohne dich zu quälen.
Kommt von der Funktionalität nicht an Notion oder Craft ran.

Und jetzt die Alternativen aus Übersee:

Nimbus Note | nimbusweb.me by Nimbus Web Inc., USA
Сreate notes, docs, wikis, and more.
Nimbus Note ist eine visuell ansprechende Evernote- und Notion-Alternative, die einiges zu bieten hat und vom Anspruch und Design am ehesten mit Evernote vergleichbar ist.
Es erledigt so ziemlich alles, was Evernote und Notion auch macht. Punkt.
Durch die schnelle Synchronisierung hast du jederzeit und überall auf der Welt Zugriff auf deine Notizen. Bei Nimbus Notes gibt es auch mehr Templates/Vorlagen als bei Evernote. Allerdings verbraucht die Desktop-App sehr viele Ressourcen, was sich bei zunehmender Dokumentenanzahl natürlich um so stärker bemerkbar macht.
Anm.: prinzipiell gut – doch da sind noch einige Bugs ( Fehler ) im System. Auch die teils langen Ladezeiten stören mich.

Evernote | evernote.com by Evernote Corporation, USA
Der Platzhirsch für das Sammeln, Ordnen und Finden von Notizen, Dokumenten und Fotos in verschiedenen Formaten. Hatte zuletzt öfters mal Probleme mit dem Datenschutz!
Aber: auch hier tut sich was. Evernote wird wieder regelmäßig aktualisiert.
War lange Zeit mein Favorit – bis ich NOTION kennen gelernt hab.

Coda | coda.io by Coda Project Inc., USA
All-in-one doc. Alles in einem Dokument.
Kein Hin- und Herpendeln zwischen Dokumenten, Tabellenkalkulationen und Nischen-Workflow-Apps mehr, um Dinge zu erledigen. Coda bringt alle deine Wörter und Daten in eine flexible Oberfläche.
Coda wird mit Bausteinen - wie Tabellen und Schaltflächen - und zeitsparenden Vorlagen geliefert, so dass dein Dokument mit den Anforderungen des Teams wachsen und sich weiterentwickeln kann.
Mach Schluss mit Kopieren/Einfügen.
"Packs" verbinden dein Dokument mit den Apps, die dein Team jeden Tag nutzt. Ziehe die neuesten Jira-Tickets ein oder pushe Updates automatisch an Slack.
Allerdings sollte man bei Coda mit einer längeren Einarbeitungszeit rechnen. Interessant für die Team-Arbeit und einen Blick wert.

OBSIDIAN | obsidian.md by Dynalist Inc., Canada
Obsidian ist eine leistungsstarke Wissensdatenbank, auf einem lokalen Ordner mit Markdown-Dateien im Klartext. Auch Obsidian erfordert eine gewisse Einarbeitungszeit.
Nicht meine Welt. Ich arbeite nicht gerne mit Markdown.

Microsoft OneNote | microsoft.com by Microsoft Corporation, USA
Halten Sie Gedanken, Entdeckungen und Ideen in Ihrem persönlichen digitalen Notizbuch fest - mit OneNote. Ich bin zwar kein Freund von Microsoft-Produkten, wer aber sowieso mit einem Windows-PC arbeitet, für den ist das eine gute Alternative.

Notion ist ein sehr umfangreiches und vielseitiges Tool, das es ganz lässig mit Konkurrenten wie Evernote, Trello, Meistertask, Confluence oder Slack aufnehmen kann.

Mächtig wird das Tool beim Verknüpfen mehrerer Datenbanken.

Ich selbst arbeite seit Sept. 2020 mit Notion. Bei mir hat das Tool Evernote vollständig ersetzt. Evernote hatte ich aber auch nie als Dokumentenspeicher genutzt, sondern lediglich als Notizbuch und Recherche-Datenbank. Das etwas altbackene Design von Notion nehme ich für die umfangreicheren Funktionalitäten gerne hin. Mittlerweile habe ich mich auch daran gewöhnt.

Einzig aufpassen muss man wirklich, wenn man mit Kundendaten arbeiten will
im Hinblick auf die DSGVO.

Die verschiedenen Anwendungsmöglichkeiten machen Notion vielseitig einsetzbar. Für Teams bietet es die Möglichkeit, ihre gesamte Arbeit an einem einzigen Ort zusammenlaufen zu lassen.
Aus meiner Sicht nach ist Notion jedoch besonders für Selbständige/Freiberufler und kleine Teams bis max. fünf Personen optimal geeignet.

Einmal richtig eingerichtet kannst Du nicht nur Deine aktuellen Projekte und To-Do's managen, sondern auch E-Mails lesen, Notizen schreiben, Dateien ablegen, eine einfache CRM-Datenbank pflegen und dazu noch parallel an Deiner Roadmap für die persönliche Website arbeiten.
An der Stelle läuft Notion wirklich zur Hochform auf. Für das reine Projektmanagement oder auch für Abteilungen die via Kanban-Board ihre Projekte managen, eignen sich eher Tools wie Zenkit, Meistertask oder Trello aufgrund ihrer einfachen Funktionalität oder agilen Grundausrichtung.

Das wahre Potenzial von Notion zeigt sich erst, wenn Du ein paar Tage damit gearbeitet hast. Also Geduld ist angesagt. Nutze für deinen Einstieg die vielen unzähligen Templates die auch von der Community angeboten werden.
Das ist übrigens auch ein großer Vorteil. Notion wird wirklich weltweit eingesetzt und es git für fast jeden Anwendungsfall schon fertige Vorlagen und Templates. Viele davon meist kostenlos. Du findest auch in jedem Land und in jeder Sprache einen Experten der dir bei kniffligen Aufgaben gerne weiterhilft.

Videos für einen ersten Einblick in die Bearbeitung.
Alle Videos in englisch! Werde noch deutschsprachige Videos nachliefern ;-)

Add-ons + Erweiterungen, mit dem du das Tool ergänzen kannst.


Notion Covercons
URL: covercons.vercel.app
Notion Covercons ist ein kostenloses Tool zum Erzeugen von beliebig vielen Notion-Covern. Es nimmt die Google Material-Icons, die tausende von Icons und eine beliebige Hintergrundfarbe aus einem Farbwähler enthält und generiert daraus dann ein Cover-Bild.

the:gist
URL: www.thegist.so
Notion Workflows automatisieren. Mit Automatisierungen produktiver in Notion werden! Dieses Tool hilft dir genau dabei und liefert dir zudem praktische Beispiele.

chilipepper – Forms for Notion
URL: chilipepper.io
Erstelle schöne Formulare, die mit deinen Notion-Seiten verbunden sind.

Pomofocus
URL: pomofocus.io
Pomofocus ist ein anpassbarer Pomodoro-Timer, der auf dem Desktop und im mobilen Browser funktioniert. Das Ziel dieser App ist es, dir zu helfen, sich auf jede Aufgabe zu konzentrieren, an der du arbeitest, wie z.B. Lernen, Schreiben oder Programmieren.

Hostnotion
URL: hostnotion.co
Verwandele Notion in Webseiten.
Notion ist ein Arbeitsbereich für deine Notizen, Dokumente und Aufgaben - nutze Notion jetzt für deine öffentliche Website, deinen Blog oder dein Wiki, die du sofort unter deiner eigenen benutzerdefinierten Domain veröffentlichen kannst.
+ Benutzerdefinierte Domains und Schriftarten
+ Analysen und Live-Chat
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zu Notion findest du auf folgender Seite:
https://iscout.notion.site/Notion-Startseite-8a987...